FAQs

Medbook

Wie krijgt wat te zien in Medbook?

ASO’s hebben uiteraard steeds toegang hun eigen data, en kunnen ook ten allen tijde opvolgen wie toegang heeft tot hun dossier. Dat kan via de privacy settings, die te vinden zijn onder “instellingen”.

Toegang tot het dossier van een ASO wordt bepaald op basis van de rol van de gebruiker.

  • Een coördinerend stagemeester heeft toegang tot het volledige dossier van de ASO, gedurende de hele opleiding.
  • Een lokale stagemeester krijgt toegang tot het dossier van de ASO op basis van het stageplan, en de stageperiodes die door de ASO zelf ingevuld worden. De toegang van de lokale stagebegeleider begint en eindigt samen met de stageperiode (als het stageplan correct ingevuld is tenminste). De lokale stagebegeleider heeft enkel inzage in beoordelingen die binnen die stageperiode toegevoegd zijn.
  • Een supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die door de ASO ingediend worden om te valideren.

Hoe krijgt de supervisor toegang tot Medbook?

Een supervisor krijgt toegang tot Medbook wanneer een ASO hem of haar uitnodigt om een beoordeling te valideren. Als de supervisor nog niet in het keuzemenu voorkomt, kan onderaan het keuzemenu “Nodig supervisor uit” gekozen worden. Vervolgens stuurt Medbook een startlink om een account aan te maken naar het mailadres dat de ASO heeft ingevoerd).

Kan de supervisor zelf een login voor Medbook aanvragen?

Dat kan in uitzonderlijke gevallen via de helpdesk (helpdesk@medbook.be), maar heeft doorgaans weinig zin. Van zodra een ASO een supervisor zonder Medbook-account uitnodigt voor een beoordeling, ontvangt die supervisor automatisch een uitnodiging voor Medbook.

Kan de supervisor de voorgeschiedenis van een ASO raadplegen?

De supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die ingediend worden door de ASO voor validering. De lokale stagemeester heeft toegang tot het dossier en de voorgeschiedenis, maar enkel tot de beoordelingen die binnen de stageperiode vallen. De coördinerend stagemeester heeft toegang tot het hele dossier, en dus ook de voorgeschiedenis.

Kan de supervisor op eigen initiatief een beoordeling aanmaken?

In de meeste gevallen kan alleen de ASO een beoordeling aanmaken en indienen. Het is dan ook de bedoeling dat de ASO zelf het beoordelingsformulier invult en voorbereidt.

Een andere mogelijkheid is om een formulier samen in te vullen, in het Medbook van de ASO. De supervisor kan dan de beoordeling ook meteen valideren met een digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Lokale en coördinerende stagemeesters hebben toegang tot het dossier van de ASO en kunnen vanuit het tabblad “beoordelingen” zelf een beoordeling starten.

Op welk moment wordt Medbook ingevuld, supervisor samen met de ASO of apart?

Medbook wordt ingevuld door de ASO. Ook een beoordeling wordt bij voorkeur ingevuld en voorbereid door de ASO. De supervisor kan daarna de beoordeling aanpassen waar nodig, feedback toevoegen en valideren. Het is ook mogelijk om een beoordeling samen met de supervisor in te vullen. De supervisor kan dan in de account van de ASO de beoordeling goedkeuren door middel van zijn of haar digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Mag een ASO kiezen wie hij of zij als supervisor neemt om een bepaalde handeling te laten evalueren?

Dat kan de ASO inderdaad zelf kiezen. Uiteraard kiest de ASO best iemand met de juiste kwalificaties om die beoordeling te maken, aangezien er in zijn of haar dossier duidelijk aangegeven staat wie elke beoordeling gevalideerd heeft.

Krijgt de erkenningscommissie te zien wat de supervisor in Medbook noteert?

De erkenningscommissie heeft op dit moment nog geen toegang tot Medbook, en krijgt dus enkel te zien wat de ASO zelf indient voor het stageboekje.

Vervangt Medbook volledig het stageboekje?

Medbook is op dit moment nog geen vervanging van het stageboekje, maar wel een tool om het samenstellen van een stageboekje een heel pak vlotter en gebruiksvriendelijker te maken. De ASO moet nog steeds een papieren stageboekje inleveren, net als vroeger (dat is nog steeds bij wet bepaald). ASO’s kunnen wel heel eenvoudig overzichten van hun ingrepen, procedures, congressen e.d. downloaden en afprinten dankzij Medbook. Die informatie wordt dan gebundeld en bezorgd aan de erkenningscommissie.

Medbook is in gesprek met het Agentschap Zorg en Gezondheid om te bekijken hoe dit in de toekomst nog gemakkelijker kan.

Krijgt een supervisor die geen stagemeester is ook een Medbook-login of wordt hier dan gewerkt met een ander soort toegang tot Medbook (bv. enkel beoordeling van bv. OSATS op vraag van een ASO)?

Elke supervisor die een ASO beoordeelt, krijgt een eigen login en toegang tot de supervisorversie van Medbook. Van zodra een supervisor uitgenodigd wordt door een ASO, ontvangt hij of zij een startlink via mail. Via die link kan de supervisor zelf een gebruikersnaam en paswoord kiezen, en meteen starten in Medbook.

Lesgevers

Hoe kan een verantwoordelijke lesgever een materiële vergissing m.b.t. een score laten recht zetten?

De verantwoordelijke lesgever dient zo snel mogelijk na beëindigen van de examenperiode een mail m.b.t. de materiële vergissing te sturen naar FSA.GE@UGent.be met de vraag om de materiële vergissing recht te zetten en de vermelding van de correcte score.

Hoe kan een verantwoordelijke lesgever een proxy aanstellen?

Indien een verantwoordelijke lesgever dit wenst kan hij/zij een proxy aanduiden die hem/haar kan bijstaan, scores kan invullen en afwerken onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke lesgever. Het formulier proxy-titularis is te vinden op https://www.ugent.be/intranet/nl/op-het-werk/onderzoek-onderwijs/onderwijs/intern/punteninbreng/proxy Meer info is te vinden op http://www.ugent.be/nl/onderwijs/intern/interneinfo.htm