MEDBOOK

Medbook - How to?

Instellingen Medbook:

  • aanpassen van persoonlijke gegevens: wachtwoord, gebruikersnaam en taal

Overzicht:

  • overzicht reminders: bv. planningsgesprekken of beoordelingen die nog niet hebben plaatsgevonden

 

Opleidingsplan:

  • kies voor “toon opleidingsplan als lijst”: per opleidingsonderdeel een overzicht van alle verwachte lessen en taken

1) Taken en opdrachten:
Deze kunnen door de ASO op de juiste plaats opgeladen worden.

 

2) Aanwezigheid tijdens centraal georganiseerde verplichte lessen (real life of online):
Aanwezigheden voor het volgen van verplichte real life lessen of online lessen worden centraal ingevoerd in Medbook.

–> Real life lessen: aftekenen van aanwezigheidslijst
–> Online lessen: enkel als de les volledig doorlopen is + eventuele opdracht gemaakt is

Vier maal per jaar worden de deelnames doorgegeven aan Medbook: kort na 1 februari, 15 april, 15 augustus en 1 november

 

3) Aanwezigheid tijdens niet centraal georganiseerde lessen:
Aanwezigheden tijdens niet centraal georganiseerde lessen dienen door de ASO’s zelf ingevoerd worden in Medbook onder “lokale onderwijsactiviteiten” of “cursussen”.

 

4) “Indienen bij titularis” van toepassing voor alle vakken met uitzondering van “Verdere inzichten in klinisch wetenschappelijk onderzoek”, “Klinische vorming …” / “Probleemoplossend vermogen …” en “Theoretische vorming …” / “Aanvullingen …”

      1. Werk in Medbook de to do’s van het vak af. (De deelnames aan intervisiesessies, capita selecta en manager-lessen worden door de opleiding toegevoegd kort na 1 februari, 15 april, 15 augustus en 1 november.)
      2. Indien er bewijzen m.b.t. bv. de gevolgde activiteiten gevraagd worden, ga dan als volgt te werk.

Laad de bewijzen m.b.t. de gevolgde activiteiten op in Medbook.

Selecteer in Medbook “Opleiding” (in de blauwe balk), vervolgens “Opleidingsplan” en tenslotte het vak in kwestie.

Koppel via de knop “Voeg toe” de reeds opgeladen bewijzen aan het vak in kwestie (meer info).

      1. Klik op de Medbook-knop “Indienen bij titularis” van zodra alle to do’s voor het vak zijn afgevinkt (en uiterlijk op 15 mei (eerste zittijd) of op 1 september (tweede zittijd)).

Enkel als voorgaande 4 stappen volledig zijn afgewerkt, komt de info bij de lesgever(s) terecht en kan je een PASS krijgen voor het desbetreffende vak.

5) Verworven credits invoeren in Medbook:

Een ASO kan zelf zijn behaalde credits invoeren in Medbook. De behaalde credits zijn terug te vinden via oasis.ugent.be.
Bij het eerste bezoek aan Medbook in het AJ krijgt de ASO éénmalig een scherm te zien om de behaalde credits aan te vullen. Nadien kan de ASO zelf nog credits toevoegen onderaan het opleidingsplan via “Beheer jouw credits”.

Vervolgens worden bij het opleidingsplan indicatief de vakken waarvoor een credit in Medbook is ingevoerd in kleur getoond.

Indien er m.b.t. de credits een verschil zou zijn tussen de verworven credits vermeld in Oasis enerzijds en op Medbook anderzijds, dan gelden enkel de (juridisch correcte) credits vermeld in Oasis.

Technische prestaties:

  • De technische prestaties zijn per afstudeerrichting verschillend. Deze zijn zichtbaar na goedkeuring van de erkenningscommissie.

Bv. Anesthesie: technische prestaties = anesthesie, intensieve zorgen, urgentiegeneeskunde, prestaties pijncentrum

 

Raadplegingen, wachtdiensten en zaalbezoeken:

  • Deze kunnen allemaal ingevoerd worden in Medbook.

 

Tijdsregistratie masterproef:

  • De tijdsregistratie met betrekkening tot de masterproef gebeurt hieronder.

Evaluaties/beoordelingen

De ASO moet op voorhand de supervisor verwittigen als hij/zij wil dat een bepaalde evaluatie gebeurt.

Het is vervolgens de bedoeling dat de ASO eerst zichzelf evalueert en dit dan doorstuurt naar de supervisor aan wie op voorhand is gemeld /gevraagd om een evaluatie uit te voeren. De supervisor corrigeert dan de evaluatie of valideert ze met de nodige commentaren.

De evaluaties zijn een zeer zinvol instrument bij het opvolgen van het werkplekleren en het wordt dan ook vanuit de opleiding ten zeerste gestimuleerd deze regelmatig te gebruiken.

Algemene formulieren:

KKB (Korte Klinische Begeleiding)

Doel? ASO krijgt feedback op zijn klinisch werk.

De ASO nodigt de opleider uit om expliciet tijd te maken om het functioneren van de ASO op de dienst te bespreken.

De ASO kiest twee tot drie van onderstaande onderdelen waarover hij/zij feedback wil:

  • anamnese
  • lichamelijk onderzoek
  • professioneel handelen
  • probleemanalyse, klinisch redeneren
  • vervolgonderzoek en begeleiding
  • communicatie met de patiënt
  • organisatie en efficiëntie
  • patiënten oriëntatie
Hoeveel? Minstens 1 KKB per jaar moet beoordeeld worden; de KKB’s worden gekoppeld aan “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 1” en “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 2”
Wanneer? Wordt voor een bepaalde handeling (of aan het begin van een werkdag) aangevraagd door ASO zodat beoordelaar op tijd weet dat hij/zij moet evalueren
Wie? Kan worden ingevuld door stafleden, stagemeesters, etc.
Less is more Beschouw het sjabloon in Medbook niet als een harnas maar als een leidraad. Indien mogelijk, vul het Medbook-sjabloon in onmiddellijk na het patiëntencontact: dat maakt het zinvoller en levert tijdswinst op.
Werkwijze? Het initiatief voor een KKB ligt in de eerste plaats bij de ASO en dit minstens 1 maal per jaar. De keuze van de competenties wordt bepaald door wat de ASO wil leren (idealiter is er een link met het planningsgesprek) en deels door de klinische prestaties en voor de opleiding relevante activiteiten van de betreffende stageplek.
Mogelijkheden? Volgende situaties lenen zich voor een KKB: overdracht, poli, hospitalisatie, acute opvang/spoed, brieven, communicatie met patiënt.

Willen opleiders geen tijd maken voor een KKB, nemen ASO’s geen initiatief voor een KKB: rapporteer dit aan de opleiding via MSG.GE@UGent.be.

KCB (Korte Communicatie Begeleiding)

Doel? ASO krijgt feedback op zijn communicatieve vaardigheden
Hoeveel? Minstens 1 KCB moet beoordeeld worden voor “Klinische vorming in .., deel 1” / “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 1”
Minstens 1 KCB moet beoordeeld worden voor “Klinische vorming in .., deel 2” / “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 2”
Wanneer? Wordt voor een bepaalde handeling (of aan het begin van een werkdag) aangevraagd door ASO zodat beoordelaar op tijd weet dat hij/zij moet evalueren
Wie? Kan worden ingevuld door stafleden, stagemeesters, etc.

Wetenschappelijke beoordeling

Doel? ASO krijgt feedback op een wetenschappelijke presentatie
Hoeveel? Facultatief te gebruiken bij een wetenschappelijke presentatie
Wanneer? De ASO vraagt vóór zijn presentatie aan een aanwezig staflid om zijn presentatie te beoordelen a.d.h.v. het sjabloon.
Wie? Elk aanwezig staflid mag hiervoor worden aangesproken, tenzij anders bepaald door de dienst.

Gevalsbespreking

Doel? ASO krijgt feedback op een gevalsbespreking
Hoeveel? Minstens 1 gevalsbespreking moet beoordeeld worden voor “Klinische vorming in …, deel 1” / “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 1”
Minstens 1 gevalsbespreking moet beoordeeld worden voor “Klinische vorming in …, deel 2” / “Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in …, deel 2”
Wanneer? De ASO vraagt vóór zijn presentatie aan een aanwezig staflid om zijn presentatie te beoordelen a.d.h.v. het sjabloon.
Wie? Elk aanwezig staflid mag hiervoor worden aangesproken, tenzij anders bepaald door de dienst.

Afstudeerrichtingsspecifieke formulieren:

DOPS

DOPS ( Direct Observation of Procedural Skills)
Doel? Door middel van deze tool kan de opleider een door de ASO uitgevoerde technische akte evalueren. De DOPS is afstudeerrichtingsspecifiek zodat de voor die discipline relevante technische aspecten worden geëvalueerd.
Werkwijze? Er wordt gestreefd naar een cultuur van continue feedback en evaluatie op de werkvloer. Dit zorgt ervoor dat zowel opleiders als ASO’s zich in continue interactie met elkaar bevinden met het oog op het verbeteren en bijsturen van de technische vaardigheden van de ASO. Een DOPS is een middel en geen doel. Dus niet het afvinken in de To Do lijst, maar het gebruik in de dagelijkse praktijk is belangrijk. Zowel de opleider als de ASO kunnen initiatief nemen om samen even een ’DOPSje’ te doen. Dit kan zowel in samenspraak en aangekondigd als onaangekondigd gebeuren. Op deze manier wordt selectiebias door ASO of opleider voorkomen. Vul de DOPS bij voorkeur samen en onmiddellijk na de technische akte in.
Hoeveel? Er moet minstens één DOPS (of gelijkaardig) per trimester ingevuld worden als er een beoordelingsformulier voor DOPS (of gelijkaardig) in Medbook aanwezig is. Afstudeerrichtingen kunnen echter ook beslissen dat meer dan 4 DOPS moeten ingevuld worden.
Mogelijkheden? Elke technische akte leent zich voor een gerelateerde DOPS-evaluatie. Opleider en ASO kunnen ervoor opteren om slechts een deel van een bepaalde technische akte te evalueren door middel van een DOPS (bijvoorbeeld enkel de toegangsweg). Op deze manier hoeft een ASO dus niet te wachten op feedback tot hij/zij een procedure volledig onder de knie heeft. De opleider kan dan heel selectief bepaalde verbeterpunten aangeven, waar dan samen aan gewerkt kan worden.

OSATS

OSATS ( Objective Structured Assessment of Technical Skills)
Doel? Door middel van deze tool kan de opleider een door de ASO uitgevoerde technische akte evalueren. De OSATS is afstudeerrichtingsspecifiek zodat de voor die discipline relevante technische aspecten worden geëvalueerd.
Werkwijze? Er wordt gestreefd naar een cultuur van continue feedback en evaluatie op de werkvloer. Dit zorgt ervoor dat zowel opleiders als ASO’s zich in continue interactie met elkaar bevinden met het oog op het verbeteren en bijsturen van de technische vaardigheden van de ASO. Een OSATS is een middel en geen doel. Dus niet het afvinken in de To Do lijst, maar het gebruik in de dagelijkse praktijk is belangrijk. Zowel de opleider als de ASO kunnen initiatief nemen om samen even een ‘OSATSje’ te doen. Dit kan zowel in samenspraak en aangekondigd als onaangekondigd gebeuren. Op deze manier wordt selectiebias door ASO of opleider voorkomen. Vul de OSATS bij voorkeur samen en onmiddellijk na de technische akte in.
Hoeveel? Er moet minstens één OSATS (of gelijkaardig) per trimester ingevuld worden als er een beoordelingsformulier voor OSATS (of gelijkaardig) in Medbook aanwezig is. Afstudeerrichtingen kunnen echter ook beslissen dat meer dan 4 OSATS moeten ingevuld worden.
Mogelijkheden? Elke technische akte leent zich voor een gerelateerde OSATS-evaluatie. Opleider en ASO kunnen ervoor opteren om slechts een deel van een bepaalde technische akte te evalueren door middel van een OSATS (bijvoorbeeld enkel de toegangsweg). Op deze manier hoeft een ASO dus niet te wachten op feedback tot hij/zij een procedure volledig onder de knie heeft. De opleider kan dan heel selectief bepaalde verbeterpunten aangeven, waar dan samen aan gewerkt kan worden.

Alternatieve evaluatietools

GESPREKKEN

Planningsgesprek

Doel? – Verwelkoming op de dienst waar de ASO stage loopt, door de stagemeester of opleider binnen de dienst
– Doelen stellen voor de komende maanden/het komende jaar
– Verwachtingen van ASO én stagemeester/opleider overlopen
– Groepswelkom is mogelijk, binnen de dienst
– Basis voor functionerings- en evaluatiegesprekken
Hoeveel en wanneer? Op elke nieuwe stageplaats en aan het begin van elke nieuwe opleidingsperiode bij duidelijk afgelijnde rotaties van minstens drie maanden
Wie? – Gesprek wordt aangevraagd en voorbereid door ASO
– Gesprek wordt ingepland en afgenomen door naaste stagemeester/opleider (niet noodzakelijk stagemeester)
– Voorbereiding en verslag door ASO, tegentekenen door stagemeester/opleider

Functioneringsgesprek

Doel? – Overlopen van het functioneren van de ASO door ASO en stagemeester/opleider
a.d.h.v. leerresultatenkaart en verslag(en) planningsgesprek(ken)
– Geen formele evaluatie. Doel is het functioneren van de ASO te optimaliseren in een wisselwerking tussen ASO en stagemeester/opleider (het functioneren wordt in twee richtingen besproken)
– De leerresultatenkaart wordt hier gebruikt als steun om een aantal zaken bespreekbaar te maken
Hoeveel? Min. 1x per jaar (en bij voorkeur 1x per rotatie)
Wanneer? Vindt zeker plaats ongeveer in het midden van het opleidingsjaar
Wie? – Gesprek wordt aangevraagd door ASO bij naaste stagemeester/opleider
– Wordt voorbereid door ASO én stagemeester/opleider; beide hanteren de leerresultatenkaart als referentiekader
– Verslag door ASO, tegentekenen door stagemeester/opleider

Evaluatiegesprek

Doel? – Beoordelen van het functioneren van de ASO a.d.h.v. leerresultatenkaart en verslag(en) functioneringsgesprek(ken)
– Formele evaluatie.
– De leerresultatenkaart wordt hier gebruikt om aan te geven dat de ASO al dan niet voldoet aan de verwachtingen om zijn/haar opleidingstraject te kunnen verderzetten
Hoeveel? Min. 1x per jaar (en bij voorkeur 1x per rotatie). Indien de coördinerende stagemeester tussentijdse evaluatie wil per rotaties kan ervoor worden gekozen om per rotatie een evaluatiegesprek te laten plaatsvinden.
Wanneer? Aan het einde van het opleidingsjaar of rotatie (indien sprake van duidelijk afgelijnde rotaties van min. drie maanden)
Wie? Gesprek wordt ingepland door verantwoordelijke stagemeester of gedelegeerde verantwoordelijk voor de evaluatie (vaste lijst van mogelijke beoordelaars)

Leerresultatenkaart en eindcompetenties

Opleidingsspecifieke leerresultaten (ORL) gebundeld in leerresultatenkaart
De eindcompetenties per opleidingsonderdeel zijn te vinden in de studiefiche van het opleidingsonderdeel.

Eindcompetenties per opleidingsonderdeel
De eindcompetenties per opleidingsonderdeel zijn te vinden in de studiefiche van het opleidingsonderdeel.

Bij het invoegen van een document voor "Aanvullingen in …" en "Evidence Based Medicine voor ..." (programma of presentatie zelf) dient een onderwerp vermeld te worden zodat de ASO na 2 of 3 jaar een mooi overzicht krijgt van alle aanvullende informatie en zelf kan uitzoeken waar een hiaat bestaat.

Van de 14 uur geaccrediteerde activiteiten die per jaar moeten gevolgd worden voor "Wetenschappelijke verdiepingen in ..." moet een bewijs opgeladen worden. Dit bewijs kan het volgende zijn: een print screen van de bij het RIZIV geregistreerde activiteit of een ingescand aanwezigheidsattest van de geaccrediteerde activiteit of een door de organiserende dienst ingevuld I@home-sjabloon.

Koppelen van activiteiten aan TO DO: Het is perfect mogelijk om in Medbook reeds ingevoerde activiteiten te koppelen aan een to do van een vak. Dit is niet alleen mogelijk voor “Aanvullingen in…” en “Wetenschappelijke verdieping”, maar ook voor de to do’s van “Vaardigheden in….”, “Persoonlijke ontwikkeling als ziekenhuisarts” en "Organisatie en sturing van zorgprocessen".
Het Medbook-abonnement wordt betaald voor ASO's die ingeschreven zijn voor MSG en de intentie hebben om het MSG-diploma te behalen. Vanaf AJ 2017-2018 wordt het jaarlijks Medbook-abonnement afgesloten voor wie zich in het laatste jaar van de opleiding zou inschrijven met een leeg curriculum. We willen immers alle ASO’s maximaal motiveren om hun MSG-diploma te behalen. Het MSG-diploma is niet alleen belangrijk voor de erkenning maar is ook uitermate belangrijk als men in de toekomst voor een korte of langere periode in het buitenland zou willen werken.

Vervangt Medbook volledig het stageboekje?

Medbook is op dit moment nog geen vervanging van het stageboekje, maar wel een tool om het samenstellen van een stageboekje een heel pak vlotter en gebruiksvriendelijker te maken. De ASO moet nog steeds een papieren stageboekje inleveren, net als vroeger (dat is nog steeds bij wet bepaald). ASO’s kunnen wel heel eenvoudig overzichten van hun ingrepen, procedures, congressen e.d. downloaden en afprinten dankzij Medbook. Die informatie wordt dan gebundeld en bezorgd aan de erkenningscommissie.

Medbook is in gesprek met het Agentschap Zorg en Gezondheid om te bekijken hoe dit in de toekomst nog gemakkelijker kan.

Wanneer krijg ik als eerstejaars ASO toegang tot Medbook?

Als je ingeschreven bent voor MSG, worden (na het verlof van de UGent-medewerkers) je gegevens zo snel mogelijk aan Medbook bezorgd. Vervolgens ontvang je een startmail van Medbook.

Wie krijgt wat te zien in Medbook?

ASO’s hebben uiteraard steeds toegang hun eigen data, en kunnen ook ten allen tijde opvolgen wie toegang heeft tot hun dossier. Dat kan via de privacy settings, die te vinden zijn onder “instellingen”.

Toegang tot het dossier van een ASO wordt bepaald op basis van de rol van de gebruiker.

  • Een coördinerend stagemeester heeft toegang tot het volledige dossier van de ASO, gedurende de hele opleiding.
  • Een lokale stagemeester krijgt toegang tot het dossier van de ASO op basis van het stageplan, en de stageperiodes die door de ASO zelf ingevuld worden. De toegang van de lokale stagebegeleider begint en eindigt samen met de stageperiode (als het stageplan correct ingevuld is tenminste). De lokale stagebegeleider heeft enkel inzage in beoordelingen die binnen die stageperiode toegevoegd zijn.
  • Een supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die door de ASO ingediend worden om te valideren.

Op welk moment wordt Medbook ingevuld, supervisor samen met de ASO of apart?

Medbook wordt ingevuld door de ASO. Ook een beoordeling wordt bij voorkeur ingevuld en voorbereid door de ASO. De supervisor kan daarna de beoordeling aanpassen waar nodig, feedback toevoegen en valideren. Het is ook mogelijk om een beoordeling samen met de supervisor in te vullen. De supervisor kan dan in de account van de ASO de beoordeling goedkeuren door middel van zijn of haar digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Mag ik kiezen wie ik als supervisor neem om een bepaalde handeling te laten evalueren?

Dat kan de ASO inderdaad zelf kiezen. Uiteraard kiest de ASO best iemand met de juiste kwalificaties om die beoordeling te maken, aangezien er in zijn of haar dossier duidelijk aangegeven staat wie elke beoordeling gevalideerd heeft.

Hoe krijgt mijn supervisor toegang tot Medbook?

Een supervisor krijgt toegang tot Medbook wanneer een ASO hem of haar uitnodigt om een beoordeling te valideren. Als de supervisor nog niet in het keuzemenu voorkomt, kan onderaan het keuzemenu “Nodig supervisor uit” gekozen worden. Vervolgens stuurt Medbook een startlink om een account aan te maken naar het mailadres dat de ASO heeft ingevoerd).

Kan mijn supervisor mijn Medbook-voorgeschiedenis raadplegen?

De supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die ingediend worden door de ASO voor validering. De lokale stagemeester heeft toegang tot het dossier en de voorgeschiedenis, maar enkel tot de beoordelingen die binnen de stageperiode vallen. De coördinerend stagemeester heeft toegang tot het hele dossier, en dus ook de voorgeschiedenis.

Kan mijn supervisor zelf een login voor Medbook aanvragen?

Dat kan in uitzonderlijke gevallen via de helpdesk (helpdesk@medbook.be), maar heeft doorgaans weinig zin. Van zodra een ASO een supervisor zonder Medbook-account uitnodigt voor een beoordeling, ontvangt die supervisor automatisch een uitnodiging voor Medbook.

Kan mijn supervisor op eigen initiatief een beoordeling aanmaken?

In de meeste gevallen kan alleen de ASO een beoordeling aanmaken en indienen. Het is dan ook de bedoeling dat de ASO zelf het beoordelingsformulier invult en voorbereidt.

Een andere mogelijkheid is om een formulier samen in te vullen, in het Medbook van de ASO. De supervisor kan dan de beoordeling ook meteen valideren met een digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Lokale en coördinerende stagemeesters hebben toegang tot het dossier van de ASO en kunnen vanuit het tabblad “beoordelingen” zelf een beoordeling starten.

Moet de supervisor al onmiddellijk op het OSATS-formulier zijn digitale handtekening (code) plaatsen?

De digitale handtekening hoeft niet ingevuld te worden. Als de ASO dit veld leeg laat, zal Medbook automatisch de supervisor die aangeduid staat op het OSATS-formulier verwittigen om de evaluatie nog even na te kijken en te valideren.

Hoe registreer ik (voor ”wetenschappelijke verdieping in …”) in Medbook door het RIZIV geaccrediteerde activiteiten?

Indien je een geaccrediteerde activiteit hebt bijgewoond én indien de organisator op basis van de aanwezigheidslijst de info heeft ingevoerd op de site van het RIZIV, kan je jouw aanwezigheidsbewijs voor “wetenschappelijke verdieping in …” afprinten via www.riziv.be Adhv je wachtwoord kan je de info ivm de accreditering als volgt vinden:

• directe link om in te loggen: https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/pacc/auth/Login.aspx
• indirecte weg: www.riziv.be -> individuele zorgverleners -> artsen -> accrediteringsdossier online -> inloggen -> individueel dossier
Het bewijs van de geaccrediteerde activiteiten dat op www.riziv.be te vinden is, dient nog in Medbook gepost te worden onder “Recente congressen, symposia en studiedagen”, zodat jij en de stagemeester / lesgever gemakkelijk de stand van zaken kunnen volgen.
www.riziv.be

Hoe kan mijn universitaire stagemeester mijn verschillende Medbook-formulieren bekijken?

De universitaire stagemeester heeft automatisch toegang tot de dossiers van zijn / haar ASO’s via het Medbook-menu-item “Assistenten” in de groene balk.

Krijgt de erkenningscommissie te zien wat de supervisor in Medbook noteert?

De erkenningscommissie heeft op dit moment nog geen toegang tot Medbook, en krijgt dus enkel te zien wat de ASO zelf indient voor het stageboekje.

Krijgt een supervisor die geen stagemeester is ook een Medbook-login of wordt hier dan gewerkt met een ander soort toegang tot Medbook (bv. enkel beoordeling van bv. OSATS op vraag van een ASO)?

Elke supervisor die een ASO beoordeelt, krijgt een eigen login en toegang tot de supervisorversie van Medbook. Van zodra een supervisor uitgenodigd wordt door een ASO, ontvangt hij of zij een startlink via mail. Via die link kan de supervisor zelf een gebruikersnaam en paswoord kiezen, en meteen starten in Medbook.