FAQs

Examens, studiepunten & diploma

Ik heb mijn puntenlijst geraadpleegd op oasis.ugent.be en heb vragen over de toegekende score. Wie contacteer ik?

Contacteer NIET MSG.GE@UGent.be, maar meld vermeende fouten in de puntenlijst ONMIDDELLIJK aan de verantwoordelijke lesgever. Bij een materiële vergissing moet de verantwoordelijke lesgever immers vóór de start van de tweedekansexamenperiode of ten laatste vóór 25 september de aanpassing doorgeven aan FSA.GE@UGent.be

Hoe weet ik voor welke vakken ik officieel geslaagd ben?

De (juridisch correcte) verworven credits zijn te raadplegen op oasis.ugent.be.
Een ASO kan zelf verworven credits in Medbook invoeren zoals vermeld op deze link.

Wat moet in orde gebracht worden bij de beëindiging van de ASO-opleiding?

Meer info hieromtrent is te vinden op http://www.msg.ugent.be/afstuderen-erkenning/

Waar kan een arts die aan UGent het diploma heeft behaald een eensluitende kopie van het diploma bekomen?

Wanneer kan ik deelnemen aan een finaal examen?

Aangezien er problemen kunnen rijzen ivm het aantal examenkansen indien je al deelneemt aan het finale examen vóór het vak in het curriculum zit, dient het finale examen gedaan te worden in het jaar dat je het vak in het curriculum opneemt.

Wat moet ik doen als ik niet wens deel te nemen aan een examen of een opdracht?

Als je weet dat je niet zal deelnemen aan bepaalde examens of opdrachten, is het raadzaam om de verantwoordelijke lesgever hiervan voor de aanvang van het examen of voor deadline van de opdracht op de hoogte te brengen. Dit kan gerust via e-mail. De FSA en de curriculum manager dienen hiervan niet op de hoogte gebracht te worden.

Wat moet ik doen als ik ziek ben bij een examen?

Gegronde afwezigheid kan gestaafd worden middels een medisch attest over jouw afwezigheid, mits het door een arts is uitgeschreven op de dag van de ziekte of het ongeval, en het binnen de drie werkdagen aan de verantwoordelijke lesgever is bezorgd. Een attest waarin enkel jouw verklaring wordt gemeld (“dixit-attest”) of een attest dat na de ziekte of het ongeval geschreven werd (“post factumattest”) wordt niet aanvaard. Het attest dient ook naar het examensecretariaat (MSG.GE@UGent.be) gestuurd te worden.

Wat moet ik doen als de dag van COVID-vaccinatie samenvalt met een examendag?

Als de dag om je te vaccineren samenvalt met een examendag, dan heb je als student twee mogelijkheden:

  1. Je geeft voorrang aan je examen en kiest een andere datum om je te laten vaccineren. Je vaccinatie-uitnodiging met persoonlijke code blijft 30 dagen geldig. Binnen die periode kan je je afspraak bevestigen of verplaatsen. Je kan de nieuwe datum dus zelf kiezen waarbij je rekening kan houden met je examenrooster.
  2. Je kiest ervoor je op het doorgekregen tijdsslot te laten vaccineren. Je verwittigt het examensecretariaat en de verantwoordelijk lesgever hier zo snel mogelijk van waarbij je de vaccinatie-uitnodiging als bewijsstuk meestuurt en vraagt om te kunnen deelnemen aan het inhaalexamen. Let wel: de datum van het inhaalexamen en de eventuele gewijzigde evaluatievorm wordt door de verantwoordelijk lesgever bepaald en daar kan niet van worden afgeweken.

Wat als ik me na de COVID-vaccinatie ziek voel en een examen heb?

Het kan zijn dat je na de vaccinatie last hebt van bijwerkingen. Deze bijwerkingen zijn doorgaans mild en van korte duur waardoor ze je examenrooster in principe niet in gevaar brengen. Heb je onverhoopt toch meer last van bijwerkingen waardoor het studeren ernstig belemmerd wordt, dan heb je volgende mogelijkheden:

  1. Heb je binnen de drie dagen na de vaccinatie een examen en kon je je omwille van bijwerkingen niet goed voorbereiden?  Verwittig tijdig (=uiterlijk op de dag van het examen) het examensecretariaat en de verantwoordelijk lesgever waarbij je je bewijs van vaccinatie als bewijsstuk meestuurt en vraagt om te kunnen deelnemen aan het inhaalexamen. Let wel: de datum van het inhaalexamen en de eventuele gewijzigde evaluatievorm wordt door de verantwoordelijk lesgever bepaald en daar kan niet van worden afgeweken.
  2. Heb je later dan drie dagen na de vaccinatie een examen maar blijk je echt te ziek om aan het examen deel te nemen, dan kan je via de normale procedureen op basis van de nodige bewijsstukken vragen om deel te nemen aan het inhaalexamen. Enkel het vaccinatie-attest zal niet volstaan in dat geval, een doktersattest is eveneens vereist.

Inschrijven en studietraject

Ik startte aan MSG in het oude programma (met 3 niveaus) maar het is me nog niet volledig duidelijk hoe de vakken van het oude en nieuwe programma zich ten opzichte van elkaar verhouden. Waar kan ik een duidelijk schema hieromtrent vinden?

Dit wordt duidelijk getoond in deze figuur.

Neem ik de vakken die automatisch in Oasis verschijnen op in mijn curriculum of geef ik voorkeur aan het modeltraject beschreven in het document “modeltrajecten MSG”?

Er dient steeds voorrang gegeven te worden aan het modeltraject beschreven in het document “modeltrajecten MSG” (zie https://www.msg.ugent.be/trajecten/). Het is dus belangrijk dat elke ASO aandachtig het curriculum in Oasis bekijkt en zonodig aanpast.

Moet ik de vakken die aangeraden worden in een modeltrajectjaar effectief in dat jaar opnemen?

Neen, indien omwille van bv. een buitenlandse stage of een stage in een niet-universitair ziekenhuis het moeilijk wordt om alle zaken voor de aangeraden vakken af te ronden, kunnen de vakken ook later opgenomen worden. Het is wel belangrijk dat ervoor gezorgd wordt dat al een credit voor de vakken eindigend op “deel 1” en “Organisatie en sturing van zorgprocessen” is behaald vóór respectievelijk de vakken eindigend op “deel 2” en “Ziekenhuismanagement” in het curriculum kunnen opgenomen worden.

Ik heb de truncus communis inwendige geneeskunde afgerond en verander nu van subdiscipline. Voor welke afstudeerrichting moet ik me inschrijven?

ASO’s cardiologie, gastro-enterologie, geriatrie, medische oncologie, pneumologie en reumatologie schrijven zich enkel in voor de nieuwe afstudeerrichting. ASO’s nefrologie, endocrinologie, … blijven de afstudeerrichting inwendige geneeskunde volgen, aangezien er bv. voor nefrologie geen aparte afstudeerrichting is voorzien.

Ik heb mijn curriculum al in voorstel geplaatst maar wil nog iets wijzigen. Wie moet ik hiervoor contacteren?

Je kan hiervoor contact opnemen met fsa.ge@ugent.be

Ik ben een ASO met een wetenschappelijk traject. Moet ik ook ieder jaar inschrijven voor MSG?

Ook een ASO-doctorandus dient zich inderdaad ieder academiejaar in te schrijven voor de MSG. Een ASO-doctorandus oefent immers ook tijdens zijn/haar doctoraat klinische activiteiten uit en zal hierbij gebruik maken van het elektronische portfolio, zodat inschrijving voor de MSG nodig is.

Moet er studiegeld betaald worden als er geen vakken opgenomen worden in het curriculum?

Neen, vanaf academiejaar 2016-2017 wordt er geen studiegeld aangerekend voor een inschrijving met een leeg curriculum.
Let op: Er zal initieel wel een factuur opgestuurd worden maar deze factuur wordt geannuleerd van zodra het leeg curriculum is goedgekeurd. De factuur mag dus genegeerd worden bij een inschrijving met een leeg curriculum.

Moet ik me inschrijven voor MSG als ik geen studiepunten opneem in mijn curriculum?

Ja, iedere ASO moet zich ieder jaar van de ASO-opleiding voor MSG om toegang te blijven krijgen tot Medbook.

Kan het studiegeld betaald worden met opleidingscheques?

Voor meer info i.v.m. betaling van het studiegeld m.b.v. opleidingscheques kan je jou wenden tot de dienst studiegelden (09 331 00 98).

Mijn stageplan eindigt in januari of later. Wanneer kan ik beoordeeld worden voor "Klinische vorming in ..., deel 2" / "Probleemoplossend vermogen en vaardigheden in ..., deel 2"?

Hiervoor wordt verwezen naar http://www.msg.ugent.be > Vakken > Klinische vorming / Probleemoplossend vermogen

Ben ik het vast forfait verschuldigd als ik in een bepaald academiejaar al ingeschreven ben voor een andere opleiding en nog vakken wil opnemen van MSG?

Als je in dag academiejaar ingeschreven bent voor een andere opleiding, ben je het vast forfait verschuldigd voor de andere opleiding. Als je ook nog vakken wil opnemen van MSG, ben je ook het vast forfait voor MSG verschuldigd.
Conform https://www.ugent.be/student/nl/administratie/studiegeld/factuurverrekeningstudiegeld.htm moet in het geval van meerdere inschrijvingen, onafhankelijk het opleidingstype, nooit meer dan twee keer het vast forfait per academiejaar moet betaald worden.

Medbook

Verschijnen mijn credits die vermeld zijn op oasis.ugent.be automatisch ook in Medbook?

Neen, er is geen automatische koppeling tussen Medbook en Oasis.

Een ASO kan zelf verworven credits in Medbook invoeren zoals vermeld op deze link.

Hoe registreer ik (voor ”wetenschappelijke verdieping in …”) in Medbook door het RIZIV geaccrediteerde activiteiten?

Indien je een geaccrediteerde activiteit hebt bijgewoond én indien de organisator op basis van de aanwezigheidslijst de info heeft ingevoerd op de site van het RIZIV, kan je jouw aanwezigheidsbewijs voor “wetenschappelijke verdieping in …” afprinten via www.riziv.be Adhv je wachtwoord kan je de info ivm de accreditering als volgt vinden:

• directe link om in te loggen: https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/pacc/auth/Login.aspx
• indirecte weg: www.riziv.be -> individuele zorgverleners -> artsen -> accrediteringsdossier online -> inloggen -> individueel dossier
Het bewijs van de geaccrediteerde activiteiten dat op www.riziv.be te vinden is, dient nog in Medbook gepost te worden onder “Recente congressen, symposia en studiedagen”, zodat jij en de stagemeester / lesgever gemakkelijk de stand van zaken kunnen volgen.
www.riziv.be

Hoe kan mijn universitaire stagemeester mijn verschillende Medbook-formulieren bekijken?

De universitaire stagemeester heeft automatisch toegang tot de dossiers van zijn / haar ASO’s via het Medbook-menu-item “Assistenten” in de groene balk.

Moet de supervisor al onmiddellijk op het OSATS-formulier zijn digitale handtekening (code) plaatsen?

De digitale handtekening hoeft niet ingevuld te worden. Als de ASO dit veld leeg laat, zal Medbook automatisch de supervisor die aangeduid staat op het OSATS-formulier verwittigen om de evaluatie nog even na te kijken en te valideren.

Wie krijgt wat te zien in Medbook?

ASO’s hebben uiteraard steeds toegang hun eigen data, en kunnen ook ten allen tijde opvolgen wie toegang heeft tot hun dossier. Dat kan via de privacy settings, die te vinden zijn onder “instellingen”.

Toegang tot het dossier van een ASO wordt bepaald op basis van de rol van de gebruiker.

  • Een coördinerend stagemeester heeft toegang tot het volledige dossier van de ASO, gedurende de hele opleiding.
  • Een lokale stagemeester krijgt toegang tot het dossier van de ASO op basis van het stageplan, en de stageperiodes die door de ASO zelf ingevuld worden. De toegang van de lokale stagebegeleider begint en eindigt samen met de stageperiode (als het stageplan correct ingevuld is tenminste). De lokale stagebegeleider heeft enkel inzage in beoordelingen die binnen die stageperiode toegevoegd zijn.
  • Een supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die door de ASO ingediend worden om te valideren.

Hoe krijgt mijn supervisor toegang tot Medbook?

Een supervisor krijgt toegang tot Medbook wanneer een ASO hem of haar uitnodigt om een beoordeling te valideren. Als de supervisor nog niet in het keuzemenu voorkomt, kan onderaan het keuzemenu “Nodig supervisor uit” gekozen worden. Vervolgens stuurt Medbook een startlink om een account aan te maken naar het mailadres dat de ASO heeft ingevoerd).

Kan mijn supervisor zelf een login voor Medbook aanvragen?

Dat kan in uitzonderlijke gevallen via de helpdesk (helpdesk@medbook.be), maar heeft doorgaans weinig zin. Van zodra een ASO een supervisor zonder Medbook-account uitnodigt voor een beoordeling, ontvangt die supervisor automatisch een uitnodiging voor Medbook.

Kan mijn supervisor mijn Medbook-voorgeschiedenis raadplegen?

De supervisor heeft enkel toegang tot de beoordelingen die ingediend worden door de ASO voor validering. De lokale stagemeester heeft toegang tot het dossier en de voorgeschiedenis, maar enkel tot de beoordelingen die binnen de stageperiode vallen. De coördinerend stagemeester heeft toegang tot het hele dossier, en dus ook de voorgeschiedenis.

Kan mijn supervisor op eigen initiatief een beoordeling aanmaken?

In de meeste gevallen kan alleen de ASO een beoordeling aanmaken en indienen. Het is dan ook de bedoeling dat de ASO zelf het beoordelingsformulier invult en voorbereidt.

Een andere mogelijkheid is om een formulier samen in te vullen, in het Medbook van de ASO. De supervisor kan dan de beoordeling ook meteen valideren met een digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Lokale en coördinerende stagemeesters hebben toegang tot het dossier van de ASO en kunnen vanuit het tabblad “beoordelingen” zelf een beoordeling starten.

Op welk moment wordt Medbook ingevuld, supervisor samen met de ASO of apart?

Medbook wordt ingevuld door de ASO. Ook een beoordeling wordt bij voorkeur ingevuld en voorbereid door de ASO. De supervisor kan daarna de beoordeling aanpassen waar nodig, feedback toevoegen en valideren. Het is ook mogelijk om een beoordeling samen met de supervisor in te vullen. De supervisor kan dan in de account van de ASO de beoordeling goedkeuren door middel van zijn of haar digitale handtekening. De supervisor moet die digitale handtekening wel eerst instellen in zijn of haar account. Dat kan via “instellingen” -> “inloggegevens”.

Mag ik kiezen wie ik als supervisor neem om een bepaalde handeling te laten evalueren?

Dat kan de ASO inderdaad zelf kiezen. Uiteraard kiest de ASO best iemand met de juiste kwalificaties om die beoordeling te maken, aangezien er in zijn of haar dossier duidelijk aangegeven staat wie elke beoordeling gevalideerd heeft.

Krijgt de erkenningscommissie te zien wat de supervisor in Medbook noteert?

De erkenningscommissie heeft op dit moment nog geen toegang tot Medbook, en krijgt dus enkel te zien wat de ASO zelf indient voor het stageboekje.

Vervangt Medbook volledig het stageboekje?

Medbook is op dit moment nog geen vervanging van het stageboekje, maar wel een tool om het samenstellen van een stageboekje een heel pak vlotter en gebruiksvriendelijker te maken. De ASO moet nog steeds een papieren stageboekje inleveren, net als vroeger (dat is nog steeds bij wet bepaald). ASO’s kunnen wel heel eenvoudig overzichten van hun ingrepen, procedures, congressen e.d. downloaden en afprinten dankzij Medbook. Die informatie wordt dan gebundeld en bezorgd aan de erkenningscommissie.

Medbook is in gesprek met het Agentschap Zorg en Gezondheid om te bekijken hoe dit in de toekomst nog gemakkelijker kan.

Krijgt een supervisor die geen stagemeester is ook een Medbook-login of wordt hier dan gewerkt met een ander soort toegang tot Medbook (bv. enkel beoordeling van bv. OSATS op vraag van een ASO)?

Elke supervisor die een ASO beoordeelt, krijgt een eigen login en toegang tot de supervisorversie van Medbook. Van zodra een supervisor uitgenodigd wordt door een ASO, ontvangt hij of zij een startlink via mail. Via die link kan de supervisor zelf een gebruikersnaam en paswoord kiezen, en meteen starten in Medbook.

Wanneer krijg ik als eerstejaars ASO toegang tot Medbook?

Als je ingeschreven bent voor MSG, worden je gegevens zo snel mogelijk aan Medbook bezorgd. Vervolgens ontvang je een startmail van Medbook.

Wat dient een supervisor te doen als hij/zij nog een ASO-abonnement heeft?

Via een mail naar helpdesk@medbook.be kan gevraagd worden om een supervisor-abonnement toe te voegen aan het bestaande Medbook account. Men kan dus gewoon inloggen zoals tevoren.

Men kan het assistent-abonnement nog steeds inkijken door in de zwarte balk bovenaan op de naam te klikken.

Medbook houdt het portfolio en profiel gemeenschappelijk tussen beide abonnementen.

Men kan tevens kiezen welk abonnement men default wil zien wanneer men inlogt in Medbook. Men kan dit instellen via ‘Instellingen > Mijn accounts’.

Andere ...

Waar vind ik de locaties van de lessen?

Op de pagina “Agenda” van de MSG-website kan je a.d.h.v. filters op ieder moment alle meest up-to-date data, locaties en deadlines van lessen, lezingen en I@home activiteiten vinden.

De centraal georganiseerde activiteiten worden door de opleiding ingevoerd.
De data van afstudeerrichtingsspecifieke activiteiten worden door de afstudeerrichtingen zelf ingevoerd.

Hoe registreer ik mijn aanwezigheid correct bij een verplichte les?

Om fraude tegen te gaan dient elke ASO aandacht te schenken aan duidelijke vermelding van naam en handtekening (geen paraf).
Op de aanwezigheidslijsten dient bovendien ook een echte stempel geplaatst te worden of dient het RIZIV-nummer geschreven te worden.

Bij vaststellen van fraude (bv. als handschriften en/of spelwijze van namen en/of handtekeningen van bepaalde ASO’s niet overeenkomen met deze vermeld op andere documenten) worden de nodige sancties getroffen in overleg met de stagemeester.

Sommige lessen kunnen ook online gevolgd worden via een e-learning module. Hierbij worden zowel jouw tijdsbesteding(via analytics) als eventuele vragenreeksen of een digitale verklaring op eer gevraagd om jouw “aanwezigheid” / deelname te valideren. Bij een vragenreeks is een minimale score van 50% verplicht. Bij onregelmatigheden in één van bovengenoemde controlemechanismen kan jouw deelname ongeldig verklaard worden

Wat moet ik weten i.v.m. beroepsgeheim en patiëntendossiers?

Alle ASO’s moeten zich houden aan het huishoudelijk reglement van het ziekenhuis en moeten de EPD-regelgeving respecteren. Dergelijke regelgevingen overtreden kan tot zware sancties leiden.

Er wordt ook op gewezen dat een goedkeuring door het Ethisch Comité voor toegang tot EPD enkel voor de patiëntendossiers van het ziekenhuis in kwestie geldt. Een goedkeuring door het Ethisch Comité impliceert niet dat externe platforms (zoals CoZo) eveneens geconsulteerd kunnen worden.

Voor consultatie van externe platforms moet er expliciete toestemming zijn van de patiënt (“informed consent”) en moet er een behandelende relatie zijn. Deze platforms kunnen geraadpleegd worden voor continuïteit van zorg maar nooit voor wetenschappelijke doeleinden.

Ben ik door UGent verzekerd als ik ingeschreven ben voor MSG en ik een buitenlandse stage uitvoer?

Meer info hieromtrent is te vinden op http://www.msg.ugent.be/internationalisering/

Kan ik als ASO nog een studentenkamer van UGent huren?

Als ASO kan je geen studentenkamer van UGent huren.
Meer info hieromtrent is te vinden op https://www.ugent.be/student/nl/meer-dan-studeren/huisvesting/homes/voorwie.htm

Hoe kan ik attesten voor bv. NMBS aanvragen?

Na betaling van het initiële studiegeld en indien van toepassing, kan je via http://oasis.ugent.be zelf
volgende attesten verkrijgen:
• een attest van inschrijving dat kan worden aangewend t.a.v. derden
• een attest voor de aanschaf van een NBMS-schooltreinkaart.

Indien je jonger bent dan 26 jaar en voor de NMBS een attest nodig hebt waarin vermeld is dat je jou voor jouw opleiding naar een bepaalde plaats dient te begeven, kan je hiervoor een e-mail sturen naar FSA.GE@UGent.be met volgende gegevens: naam, voornaam, studentennummer, opleiding, geboortedatum, geboorteplaats, stageperiode, station (stad/gemeente) waar je vertrekt en station (stad/gemeente) waar je aankomt.

Aan wie kan ik vragen stellen over personeelsaangelegenheden, verzekeringen en contracten in het UZ Gent?

ASO@UZGent.be (tel. 09 332 54 90) is de SPOC voor ASO’s bij de Personeelsadministratie van het UZ Gent.

Wat doet een facultaire ombudspersoon van MSG?

Ook voor de MSG wordt cfr. OER UGent artikel 98, op voordacht van de studentenvertegenwoordiging, ieder AJ uit het academisch personeel één effectieve en één plaatsvervangende ombudspersoon aangesteld. De plaatsvervangende facultaire ombudspersoon treedt op in het geval een effectief facultaire ombudspersoon onvoorzien deze taak niet kan waarnemen of zelf betrokken partij is. De facultaire ombudspersoon is tot discretie verplicht.

De gegevens van deze ombudspersonen worden bij de start van het AJ via http://www.msg.ugent.be/contact/ bekend gemaakt.

Cfr. OER UGent artikel 98 § 2 geldt dat de facultaire ombudspersoon de klachten behandelt die verband houden met de toepassing van OER UGent en/of de rechtspositieregeling van de betrokkenen en/of met als onbillijk ervaren situaties in het ruimer kader van het onderwijs- of examengebeuren. De klacht moet een omschrijving bevatten van de feiten waartegen zij is gericht. In voorkomend geval zal de facultaire ombudspersoon:
• via bemiddeling (i.e. een proces van vrijwillig overleg tussen conflicterende partijen, dat wordt geleid door de facultaire ombudspersoon die de communicatie vergemakkelijkt) pogen de partijen ertoe te brengen zelf tot een oplossing van hun geschil te komen;
• de klager inlichten over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de institutionele ombudspersoon;
• de klager inlichten over de mogelijkheid om beroep aan te tekenen bij de Institutionele Beroepscommissie overeenkomstig artikel 100.
De facultaire ombudspersoon is niet verplicht de klacht te behandelen:
• indien de identiteit of de contactgegevens van de klager niet bekend zijn;
• indien ze betrekking heeft op feiten waarover eerder een klacht is ingediend, die volgens dit artikel is behandeld;
• indien ze betrekking heeft op feiten die langer dan een jaar vóór de indiening van de klacht hebben plaatsgevonden;
• indien de klacht kennelijk ongegrond is;
• indien de klager geen belang kan aantonen.
Het onderzoek van de klacht wordt opgeschort wanneer en zolang omtrent of naar aanleiding van de feiten een administratief beroep of een gerechtelijke procedure werd ingesteld. In geval de klacht niet in behandeling wordt genomen of de behandeling ervan wordt opgeschort in afwachting van de afhandeling van een administratief beroep of een gerechtelijke procedure, deelt de facultaire ombudspersoon dit, onverwijld per brief of e-mail mee aan de klager. De weigering om een klacht te behandelen of de opschorting van de behandeling ervan wordt gemotiveerd.

Wie kan ik contacteren i.v.m. o.a. huisvesting en persoonlijke sociale voorzieningen (zoals studentenarts)?

Waar vind ik meer info over een bijzonder statuut?

Wie kan ik contacteren als het even moeilijk gaat bij de opleiding?

Als een gesprek met de mentor of de stagemeester je niet kan helpen, kan je jou wenden tot onderstaande personen of instanties.

Veel werkuren, hoge workload, veel verantwoordelijkheden, interpersoonlijke spanningen op de werkvloer, vaak moeilijke combinatie werkuren en privé, en emotionele distress bij sommige casussen komen regelmatig voor tijdens de opleiding. Als gevolg hiervan kunnen klachten optreden zoals slaapproblemen, oververmoeidheid, gebrek aan energie, uitputting of minder betrokken voelen bij het werk. Alle ASO’s ingeschreven als student aan UGent die nood hebben aan een gesprek kunnen contact opnemen met prof. Gwendolyn Portzky via: Werkstress.GE@UGent.be (tel. 09 332 48 48). De begeleiding gebeurt in alle discretie en met inachtneming van het beroepsgeheim.

Het Team Welzijn van het UZ Gent kan gecontacteerd worden via tel. 09 332 98 98 of Welzijn@UZGent.be.

Bij de meeste afstudeerrichtingen worden voor “Communicatie voor …, deel 1” en/of “Communicatie voor …, deel 2” intervisiesessies georganiseerd in aanwezigheid van een klinisch psycholoog. Tijdens deze intervisiesessies kunnen werkstress en burn-out ook ter sprake gebracht worden.

IDEWE (K. Moortgat en E. Grootvriendt, 09 264 12 30)  kan tevens gecontacteerd worden met vragen i.v.m. burn-out.

Een arts in psychische nood die een vertrouwensarts wil spreken kan contact opnemen met “Arts in Nood” via het nummer 0800 23 460. De vertrouwensarts geeft steun en toeverlaat aan de betrokken arts en probeert de arts te leiden naar een meer structurele oplossing van zijn problemen.
Meer info is te vinden op www.artsinnood.be

Ook Doctors4Doctors (info@doctors4doctors.be, doctors4doctors.be) kan gecontacteerd worden.

Ook het Adviescentrum voor Studenten (Sint-Pietersnieuwstraat 33 te 9000 Gent, acs@UGent.be, tel. 09 331 00 31) kan gecontacteerd worden.

Op welke zaken moet ik letten bij het versturen van een mail naar de UGent?

Onderstaande netetiquette voor studenten van de faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen is positief geadviseerd door de CKO op 31 januari 2013.

E-mail is een handige vorm van communiceren. Het is minder opdringerig en direct dan telefoneren of persoonlijk contact en je loopt niet het risico iemand te storen tijdens – bijvoorbeeld – een vergadering. Mensen hebben de neiging om zich in een e-mail informeler op te stellen dan bijvoorbeeld in een brief. Toch is het verstandig om de basisregels van hoffelijke communicatie niet uit het oog te verliezen.

1. Zorg ervoor dat de geadresseerde weet wie de mail stuurt.
Je adres (bijvoorbeeld elodie.vangenechten@ugent.be) geeft weinig informatie over wie je bent of wat je doet. Maak er een gewoonte van om elke e-mail te ondertekenen met je volledige naam, je studiejaar, je studierichting en je studentennummer Als je bij het begin van elk academiejaar je mails voorziet van een automatische handtekening (signature) met deze gegevens er in, dan vergeet je deze nooit te vermelden.

2. Zet het onderwerp van je mail duidelijk in je onderwerpregel.
De meeste professoren ontvangen tientallen e-mails per dag. Zonder heldere onderwerpregels is het onmogelijk om binnenkomende mail efficiënt te beheren. In uitzonderlijke gevallen kan dit ertoe leiden dat je mail onbeantwoord blijft. Zorg ervoor dat de onderwerpregel helder, compact en volledig is.
Slechte onderwerpregels:
• Vraagje
• Zie mijn vorige mail
• Antwoord
• KLB
• Uitnodiging
Goede onderwerpregels:
• Vraag om examen E Van Genechten te verplaatsen wegens ziekte
• Zie vraag over examenreglement in mail van 6 juli 2012: kunt u antwoorden?
• Uitnodiging debat 11 oktober gezondheidsbeleid Gent
Als in de loop van een discussie het onderwerp verandert, pas dit dan aan en blijf niet eindeloos heen¬en-weer antwoorden op een achterhaalde onderwerpregel.

3. Weet aan wie je een e-mail richt.
Als je mailt naar een vriend(in), dan kun je de mail beginnen met ‘Hallo’, ‘Hoi’ of iets vergelijkbaars. Bij mails naar derden of mensen met wie je een formele relatie hebt (een professor, stagebegeleider, iemand van de administratie, een mentor…) is dat soort vertrouwelijkheid misplaatst. Iemand die je niet of nauwelijks kent, kun je het beste aanschrijven met ‘Geachte heer/mevrouw/professor…’, eventueel (maar niet noodzakelijk) gevolgd door de familienaam.
• Geachte professor De Maeght,
• Geachte heer Berghmans,
• Geachte mevrouw,
• Geachte heer,
• Geachte doctor,
De woorden ‘mevrouw’, ‘heer’, ‘professor’, ‘u’, ‘uw’, etc. worden overigens in het Nederlands met een kleine letter geschreven. Het is niet gebruikelijk om ook de voornaam te vermelden: Dus niet:
• Geachte Gerard De Maeght,
• Geachte professor Greta Van den Bulcke,
Als je iemand wat beter kent, kun je overgaan naar ‘Beste…’ of ‘Waarde’. Dit is een informele aanspreking en daar horen geen titels bij, dus:
• Beste Gerard,
Maar niet:
• Waarde professor De Maeght,
(!) Het gebruik van ‘Geachte’ of ‘Beste’ zonder meer, is te mijden: dit wordt door vele geadresseerden als onbeleefd of zelfs agressief ervaren!

4. Hou het zakelijk.
E-mail is geen geschikte techniek om gevoelens over te brengen. Die gevoelens zijn meestal ook niet gepast in het verkeer met iemand met wie je een zakelijke relatie hebt.
Gebruik naar derden toe geen emotioneel beladen termen.
Schuw ironie: niet iedereen zal begrijpen dat je het omgekeerde bedoelt van wat er staat. Ook komt ironie vaak over als sarcasme, wat bijzonder nadelig kan zijn voor de verstandhouding.
Maar ook in informele contacten is een zekere afstandelijkheid meestal te verkiezen. Als je bv boos bent, denk dan na voor je die heftige emotie tot uiting laat komen in een mail. De ontvanger kan alleen lezen wat er staat, hij ziet of hoort jou niet en kan de ernst van jouw gevoelens niet inschatten. Evenmin kan hij weten of die heftige emoties al meteen na het versturen van de mail bekoeld waren dan wel of ze voortduren. Op zijn beurt emotioneel antwoorden op een emotionele mail kan een waterval van negatieve gevoelens uitlokken die nooit zou ontstaan als je die persoon kon zien of spreken.

5. Geef de geadresseerde de tijd om je mail te lezen en te beantwoorden.
Soms zit je op hete kolen en wil je zo snel mogelijk een antwoord. Als je zelf voortdurend bij je computer zit, dan kun je je moeilijk voorstellen dat dit bij de geadresseerde niet zo is.
Maak je niet druk als een antwoord enkele dagen op zich laat wachten. Professoren hebben heel wat opdrachten buiten hun lestaak. Sommigen zijn geregeld in het buitenland.
Heb je na -bijvoorbeeld – een week nog geen antwoord gekregen of is de zaak echt dringend, dan kun je een herinnering sturen. Doeltreffender is om telefonisch contact op te nemen met haar/zijn secretariaat. Ze kunnen je daar meteen ook vertellen wanneer de betrokkene terug is, of zijn/haar aandacht vestigen op je mail.

6. Gebruik bijkomende faciliteiten van je mailingprogramma alleen wanneer dat echt nodig is.
Als je elke mail voorziet van het attribuut ‘(zeer) dringend’ of van emoticons, dan erger je de ontvanger en verliest het attribuut al na korte tijd zijn kracht.
Gebruik ook de ‘leesbevestiging’ alleen in uitzonderlijke gevallen. Je stuurt banale geschreven berichtjes ook niet via een aangetekende brief.

7. Verzorg je stijl en taal.
E-mail is een minder formeel medium dan een brief. Toch is het belangrijk om aandacht te geven aan de stijl en de taal van een e-mail.
Een bericht dat wemelt van de spelfouten trekt op een negatieve manier de aandacht. Wie zich aan die fouten ergert tijdens het lezen, zal wellicht ook minder belangstelling of waardering hebben voor de inhoud.
Gebruik in professionele e-mails geen sms-taal maar gewoon Nederlands.
Verba volent, scripta manent: wat geschreven (en verstuurd) is, dat blijft. Herlees daarom elke e-mail vóór je op de verzendknop klikt. Het is enigszins genant om pas daarna een dt-fout te ontdekken en een nieuwe mail te moeten sturen met ‘Ik bedoelde natuurlijk: ik worD, niet ik wordt, excuus!’
Kijk bij het nalezen ook na of je wel degelijk de bijlage aan je mail hebt gehangen waar je in je bericht over spreekt.
Laat e-mails in de loop van een discussie niet onbeperkt in volume toenemen: verwijder uit een antwoord systematisch eerdere geciteerde e-mails, behalve wanneer die nodig zijn om te begrijpen waar jouw nieuwe mail over gaat.

Wat is het mailadres dat gebruikt wordt als officieel communicatiekanaal?

Het UGent e-mailadres dat eindigt op @UGent.be wordt gebruikt als officieel communicatiekanaal en de ASO dient regelmatig de officiële e-mails die naar het UGent e-mailadres worden verzonden, te lezen. Indien je niet de tijd hebt om de UGent-e-mails via https://webmail.UGent.be te consulteren, is het interessant om via https://webmail.UGent.be jouw mails van het UGent-emailadres door te sturen naar een meer frequent bekeken e-mailadres. Dit is mogelijk door na inloggen op https://webmail.UGent.be op “filters” te klikken en vervolgens “doorsturen” te selecteren. Je kan dan het “niet-UGent-e-mailadres” noteren en “opslaan en inschakelen”. Het UGent-account is geldig voor de duur van de inschrijving en vervalt op 15 oktober van het volgende academiejaar.

Waar vind ik meer info over COVID-19?

Voor meer info over COVID-19 wordt verwezen naar: